Výstupy projektu

Monitoring a evaluace jihozápadní části Jižních Čech  /  Výstupy projektu

 

Celkový výstup projektu spolupráce - ke stažení zde.

 

Monitoring a evaluace jsou spolu vzájemně propojené nástroje, které se však liší ve svém účelu a rozsahu i detailu zkoumání.

 

Monitoring

• zaměřuje se na srovnávání probíhajících aktivit a výsledků s předem danými plány intervence (projektu / strategie / programu)
•  pomáhá udržovat projekt nebo strategie v žádoucím kurzu

 

Evaluace

• poskytuje informace o příčinách úspěchů či neúspěchů intervence
• nezaměřuje se pouze na vyhodnocování předem daných cílů
• identifikuje záměrné i nezáměrné výsledky intervence

 

MONITORING SPL MAS Rozkvět

(Rozkvět zahrady jižních Čech - místní akčmí skupina)

 

Nastavení systému monitoringu

Rozsah monitoringu a nastavení jeho systému:

1. Monitoring finančního zdraví organizace
2. Monitoring  činnosti kanceláře MAS
3. Kontrola projektů na místě
4. Administrativní kontrola zrealizovaných projektů
5. Monitoring plnění indikátorů projektu
6. Monitoring indikátorů SPL
7. Monitoring výsledků a dopadů projektů

 

Pro monitorování postupu naplňování cílů Strategického plánu LEADER: KVĚTY, PLODY A LIDÉ ZAHRADY JIŽNÍCH ČECH byly stanoveny tyto monitorovací indikátory:

1) Počet podaných žádostí

2) Počet administrativní úspěšnosti podaných žádostí

3) Počet podpořených individuálních projektů

4) Počet podpořených podniků (projekty zakládající VP)

5) Počet inovativních projektů

Kromě sledování vlastních monitorovacích indikátorů MAS dále probíhal povinný monitoring indikátorů dle jednotlivých opatření PRV (pracovní metoda hodnocení: srovnávání výsledků a údajů uváděných v žádostech, specifická část) .

 

Současně probíhalo monitorování a následné vyhodnocení a evaluace výstupů, výsledků a dopadů projektů z hlediska:

- dopadů na mladé lidi (osoby do 30 let)

- dopadů na ženy

- dopadů na subjekt žadatele

- dopadů na spolupracující a součinné subjekty

- dopadů na další obce, jichž se projekt týká

 

Pracovními metodami pro toho hodnocení byla místní šetření a komunitní posuzovaní dopadů projektu cílovými skupinami, dopady na realizující subjekt a partnery byly posuzované také z hlediska ekonomiky subjektů a celkových změn v organizacích.

 

Zodpovědnost za monitoring (zodpovědnosti v rámci monitoringu a nastavení jeho systému):

Monitoring finančního zdraví organizace probíhal průběžně prostřednictvím interních zdrojů (účetní, správní rada, valná hromada) i externími zdroji (audit); ad hoc byla kontrola finančního zdraví předmětem jednání s bankovními ústavy při zajišťování externích zdrojů na předfinancování administrace SPL a dalších projektů organizace.

Monitoring činnosti kanceláře MAS probíhal průběžně a vícestupňově prostřednictvím interních zdrojů (správní rada, manažeři SPL) i externími zdroji (SZIF, externí audit).

 

Monitoring realizace SPL probíhal vícestupňovitě:

1. Monitorovací komise, manažer SPL - Kontrola realizace jednotlivých projektů a plněni stanovených indikátorů projektů
2. Sekretariát MAS  - Archivace složek projektů
3. Programový výbor, manažer SPL - Kontrola naplňování SPL, plněni indikátorů SPL

 

Realizace SPL podléhala systematickému monitoringu a průběžnému vyhodnocování, dohled nad plněním SPL je v kompetencích programového výboru, průběžný monitoring řešila monitorovací komise (dozorčí rada MAS), komunikačně byly do monitoringu spojeného s vyhodnocováním a evaluací SPL zapojeni všichni členové MAS, koneční příjemci (realizátoři individuálních projektů) i koneční uživatelé/beneficienti (obyvatelé regionu MAS).

Pro tuto komunikaci byly využita škála dostupných a osvědčených postupů MAS, především osobní setkání a místní šetření, ankety realizované dotazníkovým šetřením, elektronicky a prostřednictvím www.

Funkci monitorovací komise dle rozhodnutí valné hromady ze dne 12.12.2007 vykonávala dozorčí rada.

Odpovědnosti a úkoly komise: monitoring realizace a administrace projektů, spolupráce s manažerem SPL, projektovým účetním a administrativním pracovníkem MAS, spolupráce s programovým výborem a výběrovou komisi na aktualizaci záměru a strategie a jejím vyhodnocení a evaluaci.

Monitorovací komise dohlížela na zpracování, aktualizace a evaluace záměru a strategie. K činnosti a jednání komise byli přizváni externí spolupracovníci, experti a členové partnerských MAS, ale pouze s hlasem poradním.

Fyzický monitoring realizace jednotlivých projektů byl také úkolem monitorovací komise, kontroly na místě probíhaly ve spolupráci se sekretariátem a manažery MAS (manažer SPL, projektový manažer a manažer – terénní koordinátor). Monitorovací komise po jednání výběrové komise provedla po dohodě s výběrovou komisí namátkovou kontrolu vybraných projektů ex-ante, především pak projektů stavebního charakteru;  dle harmonogramu realizace projektů byl navržen a realizován také plán kontrol interim / ex-post.

 

Obsah monitoringu

V souladu se stanovami je přijetí každé dotace projektu, který je potřeba předfinancovat organizací, schvalováno valnou hromadou, stejně tak přijetí úvěru. Monitoring finančního zdraví organizace probíhá interní kontrolou (realizuje vedení MAS: správní a dozorčí rada, průběžné zprávy a rozpočet jsou předkládány valné hromadě/ členské schůzi) a také nezávislým externím auditem (v souladu s povinnostmi ze zákona, pokud je organizace příjemcem dotací z veřejných zdrojů v částce nad 1 M Kč).

MAS Rozkvět, z.s. zajišťovala pro řádnou administraci jednotlivých výzev, kontroly předkládaných projektů, monitoring realizace vybraných projektů a monitoring realizace SPL a za tímto účelem vytvořila dostatečné kapacity (personální, technické). Činnost kanceláře MAS byla monitorována průběžně prostřednictvím monitorovacích zpráv.

Monitorovací komise po jednání výběrové komise provedla namátkovou kontrolu vybraných projektů ex-ante, dle harmonogramu realizace projektů pak navrhla plán kontrol. Na každém projektu byla provedena nejméně 1 průběžná kontrola (kontrola administrativní – výběr dodavatelů, vedeni účetní analytiky, na místě před realizací projektu) a 1 kontrola na místě před proplacením.

Před ukončením realizace projektů provedl sekretariát kanceláře MAS kompletní kontrolu žádostí o proplacení vč. povinných příloh a písemně potvrdila správnost procesu realizace.  

Protože všechny projekty byly realizovány jako investiční, bylo možno monitorovací kritéria individuálních projektů ověřovat až v závěrečných fázích projektu. Výstupy hmotné ( ks, m, m2, …) byly prověřeny prohlídkou na místě vizuálně a z dokladů (účetní agenda, projektová dokumentace), nehmotné výstupy projektu dle PRV a MAS budou prověřeny z dokumentace (vytvořené pracovní místo, apod.). O průběhu a výsledku kontroly byl proveden a archivován písemný záznam.

Souběžně sekretariát kanceláře MAS evidoval plnění monitorovacích indikátorů projektů a manažer SPL monitoroval a vyhodnocoval plnění povinných monitorovacích indikátorů SPL ve spolupráci s výběrovou komisí a programovým výborem.

 

Frekvence monitoringu

Monitoring finančního zdraví organizace: prováděn nejméně 1x ročně

Monitoring  činnosti kanceláře MAS: prováděna průběžně, nejméně 3x ročně

Kontrola projektů na místě: ex-ante (u stavebních projektů), interim (1x), ex-post (1x).

Administrativní kontrola zrealizovaných projektů: před proplacením (1x)

Monitoring plnění indikátorů projektu: průběžná komunikace s realizátorem (ověřování plnění harmonogramu a indikátorů), kontrola ex-post (1x)

Monitoring indikátorů SPL: průběžně po realizace jednotlivých výzev

Monitoring výsledků a dopadů projektů: v období udržitelnosti 2-3x

 

Výstupy monitoringu

Monitoring finančního zdraví organizace – audit, účetní závěrka

Monitoring činnosti kanceláře MAS – monitorovací zprávy, výroční zprávy o činnosti organizace

Kontrola projektů na místě: záznam z kontroly

Administrativní kontrola zrealizovaných projektů: potvrzení pro potřeby vyúčtování projektu

Monitoring plnění indikátorů projektu: potvrzení pro potřeby vyúčtování projektu

Monitoring indikátorů SPL: písemná zpráva

Monitoring výsledků a dopadů projektů: dotazník, karta projektu, shrnující písemná zpráva

 

Popis metodiky Evaluace SPL MAS Rozkvět - ke stažení zde.